Hvis du som virksomhed, organisation eller person står overfor at skulle afholde en konference af den ene eller anden grund, er der mange ting, du skal tage hensyn til. En af de mest åbenlyse og vigtigste ting, du skal huske på er følgende:

Hvem er deltagerne?

Det kan lyde som en banal ting, som alle naturligvis tænker på, når de tilrettelægger en konference. Ikke desto mindre er det meget langt fra altid, at det er tilfældet. Det sker nemlig alt for ofte, at dem der afholder konferencerne kommer til at have sig  selv lidt for meget i tankerne, når de planlægger. At sætte sine deltagere øverst er altid det vigtigste – måske ikke for at sælge billetterne, men for at sikre, at det bliver en succes.

Afholder man eksempelvis en konference, der primært er for studerende og unge mennesker, er den med det samme mere eller mindre dødsdømt, hvis den ikke er i en større by, og med offentlig transport i nærheden. Afholder man for kørende sælgere vil de have lidt lettere ved at komme frem til et lidt mere afsides sted. Uanset hvor man geografisk afholder konferencen, så sørg for at det omkring også er i orden.

Ha rammerne på plads

En anden ting der spiller en en kæmpe rolle, er at rammerne er gode. Her er det ikke kun fornuftige stole, IT der virker og en kaffe der kan drikkes, som har en indflydelse. En god ide er også, at sørge for at rammerne omkring udenfor konferencen er indbydende, og et sted man har lyst til opholde sig. Der findes overraskende mange konferencesteder, der er helt ideforladte, og primært består af kolde lokaler uden udsmykning. Heldigvis findes der også mange eksempler på fantastiske konferencersteder. Der er eksempelvis flere slotte og herregårde, der tilbyder at danne rammerne. Hindsgavl Slot er et af dem, se mere om dem her.

Hvis en deltager på en konference har en god helhedsoplevelse med gode rammer, godt indhold, god mad og lignende, er sandsynligheden for at de vil huske det, langt bedre end hvis det kun var en af tingene der var opfyldt.